Financiële administratie
Vanaf d.d. 27 maart 2012, zijnde de oprichtingsdatum van stichting PapegaaienWelzijn (nader te noemen ppwz), is in overleg met een financieel adviseur besloten de administratie anders op te zetten. De inkomsten en uitgaven worden verdeeld naar soort. Dit levert een volgend beeld op met de verdeling van de inkomsten en uitgaven:

De liquide middelen bestaan uit:

• Beperkte contante kas
• Zakelijke bankrekening ING

Omschrijving onderlinge verdeling
Inkomsten:
- Donaties: bij deze groep worden alle inkomsten gezet verkregen uit donaties aan ppwz. Dit zijn bijvoorbeeld: 

• Contante donaties verkregen op braderieën en markten of bij andere bezoeken;
• Donaties via de button op de website: online doneren;
• Rechtstreekse stortingen op onze bankrekening.

- Herplaatsingen: dit zijn de inkomsten die worden verkregen wanneer een adoptiegezin een papegaai adopteert die opgevangen was door ppwz. Dit zal echter steeds minder worden omdat de opvang op een zeer laag pitje zal komen staan.
- Sponsoring: alle gelden die binnenkomen door sponsoring door bedrijven en instellingen.
- Algemene werkzaamheden: de gelden die binnenkomen die verkregen zijn door het verrichten van werkzaamheden door vrijwilligers en bestuursleden. Deze werkzaamheden betreffen o.a. knippen van nagels van papegaaien, wieken van vleugels, begeleiding aan huis, enz. De werkzaamheden die verricht worden hebben allemaal betrekking op de doelstellingen van ppwz.
- Verkoop: dit zijn de gelden die binnenkomen door verkoop van producten die zijn aangeboden door bedrijven, vrijwilligers en andere personen met de bedoeling dat de opbrengst is ten bate van ppwz. Een eis hierbij is echter wel dat de producten die aan ppwz worden aangeboden betrekking hebben op de stichting (papegaaien dus). Geen van deze producten mogen de belangen van de commercie aantasten door te concurreren en hierdoor hun inkomsten te bedreigen. Gedacht wordt aan producten zoals zelf gemaakte sieraden, promotieartikelen, kleine gebruiksvoorwerpen, enz.

Uitgaven
- Kleding: hierbij worden de kosten gezet voor de aanschaf van kleding voor de vrijwilligers en bestuursleden voor hun inzet bij ppwz. 
- Kantoorartikelen: alle kosten die gemaakt worden bij de aanschaf voor kantoorartikelen voor werkzaamheden voor ppwz.
- Promotieartikelen: alle kosten die gemaakt worden voor de aanschaf van promotionele artikelen en eventueel diensten. Voorbeelden hiervan zijn: folders, flyers, internetkosten, banners, vlaggen, enz.
- Vrijwilligerskosten: alle kosten die worden gemaakt voor vrijwilligers bij hun inzet voor ppwz, niet zijnde kleding of reiskosten. Bijvoorbeeld entreekosten.
- Reiskosten: kosten die worden gemaakt door vrijwilligers en bestuursleden voor het reizen van en naar locaties voor werkzaamheden t.b.v. ppwz. Een bestuurlid moet hiervoor echter voor de reis toestemming voor geven.
- Overige kosten: alle kosten die gemaakt worden t.b.v. ppwz die niet onder te brengen zijn onder een andere kostensoort. Hieronder vallen in 2012 ook de kosten die nodig waren voor de opstart van de stichting (zoals oa notariskosten).

Uitvoering en controle financiële administratie
Uitvoering
Alle financiële handelingen worden vastgelegd in een Excel spreadsheet. Dit wordt bijgehouden door W. Haverhals onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester. De spreadsheet wordt opgeslagen op de notebook van W. Haverhals en een kopie op de server van de familie Haverhals. Indien een bestuurslid inzage wenst in de financiën dan dienen ze dit te verzoeken aan de penningmeester.

Controle
Controle van de dagelijkse boekingen wordt gedaan door de penningmeester en indien nodig wordt dit overgedragen aan de voorzitter.
Kwartaalcontrole: Per kwartaal vindt een controle plaats van de liquide middelen. Hierbij wordt de kas opgemaakt en verantwoord. De controle van de bankrekening wordt gedaan middels de overzichten van het internetbankieren. Van deze periodieke controle wordt een schriftelijke rapportage van vastgelegd. Controle wordt uitgevoerd door de penningmeester en de vrijwilliger die de administratie bijhoudt. De rapportage wordt gearchiveerd.
Halfjaarlijkse controle: Ieder half jaar wordt de gehele financiële administratie tot die datum gecontroleerd door de penningmeester samen met een ander bestuurlid onder het bijzijn van de vrijwilliger die de administratie bijhoudt. Hiervan wordt een rapportage gemaakt. De rapportage wordt verstuurd naar ieder bestuurslid en wordt gearchiveerd.
Jaarlijkse controle: Aan het eind van ieder jaar dient de financiële administratie te zijn afgesloten. Alle boekingen die betrekking hebben op dat jaar dienen verwerkt te zijn. Voordat de afsluiting van de financiële administratie verstuurd wordt naar de belastingadviseur dient er controle te hebben plaatsgevonden door de penningmeester en een bestuurslid bij aanwezigheid van de vrijwilliger die de administratie bijhoudt.

Prognose voor 2013
Inkomsten en financiële middelen
Gezien het feit dat we nog een jonge stichting zijn en we nog geen grotere financiële sponsor hebben zijn de inkomsten in 2013 vrij beperkt. De inkomsten zullen vooral bestaan uit giften van personen middels internet, donaties via overschrijving en contante giften bij werkzaamheden van ppwz op braderieën en markten en bij overige werkzaamheden. De sponsoring van onze huidige sponsors Beaphar en PetZoo bestaat niet uit financiële middelen maar sponsoring in natura, bijvoorbeeld door het aanleveren van voer voor opvangpapegaaien en voor huisbezoeken en het laten drukken van onze ppwz-folders. 

Sinds 2012 kan ppwz gebruik maken van de diensten die aangeboden worden door de stichting Geefgratis.nl tegen een klein percentage van de verkregen donaties. De diensten worden dus aangeboden op een “no cure no pay” basis. Het percentage van de giften voor de vergoeding die betaald wordt aan deze stichting staan in geen verhouding tot de kosten die anders gemaakt hadden moeten worden door ppwz voor een zelfde dienstverlening.

De financiële middelen die nodig zijn voor het dekken van de kosten die gemaakt worden voor ppwz en die niet betaald kunnen worden uit donaties en giften worden kosteloos verstrekt door de familie Haverhals. De bedragen die de familie Haverhals voorschiet aan ppwz worden geadministreerd in een Excel spreadsheet. Indien de mogelijkheid bestaat om een bedrag terug te betalen van ppwz aan de familie Haverhals dan wordt dit tevens geadministreerd. Ppwz is geen rente of andere kosten verschuldigd aan de familie Haverhals voor het verstrekken van deze financiële middelen. Er is ook geen termijn afgesproken waar binnen ppwz het bedrag dient terug te betalen.

Gezien het feit dat de inkomsten in 2013 nog niet heel groot zullen zijn, zullen de activiteiten natuurlijk ook van dien aard zijn. Pas na het aantrekken van een grote financiële sponsor of sponsoren zullen we grotere, vaak landelijke, projecten kunnen starten. In 2013 zal er in ieder geval hard aan gewerkt worden om ppwz op de kaart te zetten en vrijwilligers, donateurs en sponsoren aan te trekken.

Uitgaven en kosten
Het is natuurlijk logisch dat de kosten die gemaakt dienen te worden voor ppwz voor het uitvoeren van de werkzaamheden zo laag mogelijk dienen te blijven. Om alle uitgaven inzichtelijk te houden worden deze direct verwerkt in een financiële administratie onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester.

Voor alle grotere uitgaven, bij ppwz zijn dit alle uitgaven boven €50,--, dient de toestemming te zijn gevraagd aan tenminste twee bestuurleden. Alle uitgaven behoren een nut te dienen voor ppwz. Indien er een uitgave wordt gedaan door een bestuurlid zonder toestemming, dan kan besloten worden door het gehele bestuur dat het betreffende bestuurslid deze kosten voor eigen rekening neemt. Dit wordt dan wel vermeld in de financiële administratie.

De kosten die worden gemaakt door ppwz bestaan vaak uit promotionele kosten. Ppwz moet zichzelf duidelijk profileren in de wereld van de papegaaien. Dit is niet alleen belangrijk voor de doelstelling van de stichting maar ook voor het werven van fondsen voor deze werkzaamheden.
Onder deze kosten vallen ook bijvoorbeeld het huur van een stand tijdens een braderie of markt. Het komt echter voor dat een vrijwilliger deze kosten op zich neemt als zijnde een donatie aan de stichting. Dit wordt bijgehouden in de administratie.

Het werven van fondsen is een taak van het bestuur. Dit wordt o.a. gedaan door het benaderen van bedrijven en instellingen die geheel of zijdelings te maken hebben met de papegaaienwereld. We hopen dat de vruchten van de werkzaamheden in 2013 o.a. bestaan uit het aantrekken van nieuwe sponsoren. Alle sponsoring wordt geadministreerd. Ook indien de sponsoring bestaat uit de levering in natura, zoals folders.

Schattingen van de inkomsten en uitgaven in 2012

Het saldo van het tegoed van de financiële middelen die voorgeschoten zijn door de familie Haverhals hopen we terug te kunnen brengen tot € 0,-